Як бути ефективними в умовах карантину? Поради для громадських організацій

Кілька важливих маркерів для українських ГО в останні (ми в це щиро віримо!) виснажливі карантинні тижні.

1. Довіряй, але перевіряй

Не втомлюйтеся фільтрувати інформацію та її джерела, зважайте на походження новин та повідомлень. Довіряйте інформації лише з офіційних сторінок державних установ чи міжнародних організацій та відповідно поширюйте виключно її. За фейки, як відомо, передбачена адміністративна відповідальність.

Не користуйтеся забороненими поштовими сервісами та соціальними мережами.

Присвятіть час захисту своїх інформаційних інтернет каналів – вебсайту (двофакторна аутентифікація, якщо ви її ще не зробили тощо) та соціальним мережам. Змініть паролі. Намагайтеся звести до мінімуму комунікації з підозрілими акаунтами. Обмежуйте доступ до приватної інформації в налаштуваннях. Остерігайтеся в соцмережах закликів до публікації чи обміну особистими даними.

2. Карантин – не канікули і не державні вихідні

Пам’ятаймо, всі органи влади на центральному і місцевому рівні, суди, правоохоронні органи повинні забезпечити виконання своїх функцій в повному обсязі. Так, вони можуть працювати віддалено, шляхом чергування чи без “живого” прийому громадян, але вони мають реагувати на ваші звернення та опрацьовувати їх. Всі органи державної влади в Україні розглядають письмові звернення, що надійшли засобами електронного зв’язку – на електронну пошту чи через спеціальну форму на своїх офіційних ресурсах. Окремі органи мають свої платформи за допомогою яких можна і потрібно подавати заяви, отримувати довідки чи іншим чином комунікувати з органами влади. Окремі колегіальні органи навіть проводять свої засідання он-лайн у форматі відеоконференції! Тому ми закликаємо ознайомлюватись з форматом роботи кожного з органів у період карантину та продовжувати комунікацію!

Принагідно варто відзначити, що Верховна Рада заборонила проведення перевірок, прийняття комісійного рішення щодо призначення соціальних виплат, пенсії, інших видів допомоги для внутрішньо переміщених осіб, всі виплати ВПО мають бути продовженими на наступний період!

3. Надалі приборкуємо онлайн!

Багато знайомих наприкінці минулого року висловлювали бажання попрацювати з дому. Але більшість й гадки не мала про широкий арсенал інструментів для якісної онлайн роботи, та і не всі члени команд готові були до таких змін. Зараз – ідеальний час випробувати все, що вигадали для дистанційної роботи! Головне мати інтернет, ноутбук/комп’ютер та відволікати чимось дітей, поки ви працюєте.

Для Громадського холдингу “ГРУПА ВПЛИВУ” перехід в онлайн режим був швидкий, насичений та успішний. Тож ділимося, що підійшло найкраще.

Ми давно працюємо з інструментами Google і всі документи організації є на хмаринці. Тож “втрату” фізичного офісу ми не відчули. WordExcel, Презентації, Форми для онлайн опитування, Календар та додатково ще під сотню програм, які можуть працювати на диску, це все ваше, коли зробите пошту Gmail. І все це доступно для командної роботи одночасно і безкоштовно.

Для прихильників MS Оffice є можливість створити папку на комп’ютері та синхронізувати її з диском. Так ви завжди матимете доступ до документів, навіть якщо робочий ноут далеко. Пам’ятайте про резервну копію та цифрову безпеку (двофакторна авторизація та під’єднання пошт до номерів телефонів як мінімум)!

Trello. Багато, хто чув, але розпочали використовувати з початком нового проекту в карантині. Достатньо зручно, що всі задачі можна бачити на одній дошці, можна приєднати учасників, які відповідатимуть за виконання задачі, і нагадування у пошту. Це допомогло нам менше губити інформацію в месенджерах та поштах. Тепер думаємо над покупкою розширеної версії.

Zoom vs Skype vs Meetings by Google. Ми регулярно “зустрічаємось” по понеділках для планування тижня та п’ятницях – для обговорення результатів роботи. Це чудова практика для ефективної роботи команди і ми змогли її запровадити якраз на карантині. Ми придбали Zoom. До речі, TechSoup дає можливість ГО та БФ купувати програмне забезпечення з шаленими знижками. В Zoom зручно проводити тренінги, вебінари, там багато інструментів для цього – навіть можливо об’єднувати в окремі групи, як на живому заході. Але в своїй внутрішній роботі ми іноді, все ж таки, використовуємо Skype. А нещодавно знайшли безкоштовний сервіс від Google – Meeting, який достатньо зручний для командних посиденьок.

Також ми спробували використовувати Slack (меседжер), Doodle (проведення опитування та призначення зустрічей), але вони не стали частиною нашої команди. Часу більше не стало, чесно, але нам вдалось достатньо ефективно перебудуватися!

4. Не забуваймо про хребет

Багато з нас зараз весь день знаходяться за комп’ютером, одна онлайн зустріч змінюється на іншу, а ще нікуди не зникають розробки статей, аналітичних документів тощо. Тому наразі є досить важливим не забувати про свою спину, яка страждає не менше, ніж наша психіка від ізоляції.

Тому виділяйте хоча б 5-10 хвилин на годину для того, щоб розім’ятися, зробити мінімальні вправи для кращого самопочуття. Повірте, це не завдасть шкоди для вашої роботи, але ваше тіло “скаже вам спасибі”, зробивши роботу набагато ефективною.

5. Залишайтеся помітними та впливовими

Потрібно продовжувати підтримувати зв’язки з тими стейкхолдерами, з якими ви працювали до карантину для досягнення адвокаційних цілей. Якщо вже були налагоджені прямі контакти з владою, шукайте та знаходьте шляхи для продовження комунікації. Пропонуйте свою допомогу, домовляйтеся про онлайн-зустрічі, робочі групи, експертні наради. В час самоізоляції деякі політики стають ближчими та доступнішими для спілкування. Крім того, не дайте коронавірусу зайняти всю увагу ЗМІ та осіб, які приймають рішення.

Підтримуйте свою тему, не давайте їй “охолонути” через спалах пандемії. Звичайно, все має бути відповідно до реальності, з розумінням ситуації та адаптацією під зовнішні умови. Але критично потрібно продовжувати робити те, що ви вмієте робити професійно.

 Джерело: vplyv.org.ua

Facebook Comments

Коментувати

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *