Цікаву статтю розмістив у себе на блозі Ярослав Федорак  http://jarofed.com/2009/02/doing-less-getting-more/). Спочатку ми думали що автором перекладу є інша людина, проте з часом вся істина виявилась дякуючи читачам цього блгу. Принагідно дякуємо всім небайдужим користувачам, хто стежить за авторством прав. Слово автору перекладу: 

…На перший погляд цілком очевидні поради, але як починаєш розбиратися – виявляється, дуже мало хто їх дотримується. Тому вирішив перекласти на українську. Тим більше – що повністю згоден і сам намагаюся застосовувати практично кожну з них!

Давно відомий нам принцип Паретто (20% діяльності приносять 80% результату і навпаки)

Про принцип Паретто (20/80) я вже згадував у одній із перших статей на цьому блозі. Тож якщо ви хочете використовувати його у повсякденному житті – ідея тут дуже проста: намагайтесь звести до мінімуму 80% непродуктивного часу та зусиль:

• скорочуйте час на перегляд електронної пошти, моніторинг статистики, спілкування в асьці та Jabber-і тощо;
• навчіться говорити „ні” людям, які віднімають у вас дорогоцінний час. Коли працюєте – спілкуйтесь виключно з людьми, від яких напряму залежить результат роботи. Так само обмежте „порожнє” спілкування;
• приділіть більшу частину свого часу самій справі, встановіть суті і працюйте над нею, не відволікаючись на деталі.

Закон Паркінсона

Закон Паркінсона стверджує, що „робота буде займати весь час, який виділено для її закінчення”. Я кілька разів чув про цей принцип – і він видається мені дуже цікавим. Адже це значить, що скільки б часу ви не виділяли собі на виконання тих чи інших завдань – вони „з’їдять” його весь без залишку. І немає анінайменшого значення – тиждень це, чи 3 години. Результат буде однаковим.

Втім, з цього випливає ще один цікавий висновок: якщо беручись за певну справу не ставити перед собою конкретних часових обмежень щодо її виконання – існує чимала ймовірність, що ви не закінчите її ніколи! Тому потрібно завжди ставити собі жорсткі терміни, культивуючи тим самим бажання встигнути закінчити проект вчасно.

Ось дві поради, які дозволять отримати користь від закону Паркінсона:

• встановіть таймер на 90 хвилин, щоб закінчити невеликий проект. Коли таймер дасть про себе знати – продовжуйте працювати. Але знайте – час іде (саме цей принцип я використовую, коли пишу статті для нової рубрики (стаття за 10 хвилин) на „Українській блогосфері”);
• не намагайтесь за один раз „проковтнути” великий проект. Розділіть його на кілька менших завдань і визначте конкретний час на виконання кожного. Працюйте над окремими завданнями – і коли ви зробите їх всі – великий проект також буде закінчено!

Управління енергією

Раціональне використання енергії, на відміну від часу, змушує вас думати про результати. Працюючи більш інтенсивно протягом короткого періоду часу, можна досягнути більшого, ніж працюючи цілими днями, нікуди не поспішаючи і постійно відволікаючись. Ось кілька ідей:

• працюйте „спалахами”. Чітко розділіть час між відпочинком та повним фокусом на роботі. Намагайтесь не потрапляти у „напівробочий стан” – під час якого ви не можете ні ефективно виконати своє завдання, ні відпочити;
• „вбивайте” проекти. Не розтягуйте кількагодинні завдання на кілька днів. Сядьте і „прикінчіть” їх за один раз. Такий підхід зекономить вам чимало часу;
• відпочивайте, стежте за здоров’ям та насолоджуйтесь життям. Перетворюючи себе на раба проекту – не допоможе вам стати ефективнішим. Не забувайте, що у вашого тіла та вашої душі також є свої потреби. І це не тільки робота!

Використовуйте тільки „гострі” інструменти

Є така стара притча про двох лісорубів. Їм обом на конкурсі лісорубів видали однакові інструменти. Перший відразу ж схопив свою сокиру і побіг рубати, вважаючи, що головне – це час. А другий спокійно сів і почав гострити свою сокиру. Коли час уже закінчувався, перший був впевнений, що він виграє, адже весь час він займався тільки рубанням. Втім, другий під кінець встав і своєю гострою сокирою впорався набагато краще за той час, що залишався.

Мораль? Не використовуйте „іржаві” та „тупі” інструменти. Користуйтесь ефективними методами, програмами, швидкими комп’ютерами і т. п. Вони зекономлять для вас час та зусилля, які ви зможете потратити на щось інше. Наприклад, на відпочинок, або інші важливі проекти.

Правило цифр

Припущення – це найбільша трата часу. Не будуйте припущень відносно того, скільки ви зробили і скільки залишилося зробити. Завжди оцінюйте реальні цифри. Розбийте роботу на складові і відзначайте зроблене по мірі виконання. В такому випадку ви завжди точно знатимете, скільки ви зробили. Індикатор виконаної роботи (наприклад – у вигляді рядка стану, як при завантаженні файла з інтернету) – найкращий стимул зробити ще.

Правило якості

Що краще, бути перфекціоністом чи працювати посередньо? Ні те, ні інше! Відповідь проста: ви повинні навчитися об’єктивно оцінювати, чи виправдовують себе надзусилля. І абсолютною правдою буде сказати, що деякі проекти не вимагають від вас перфекціонізму. Іноді ви можете зробити набагато більше (і отримати набагато кращі результати), працюючи просто добре! У будь-якій справі завжди настає момент, коли підвищення якості продукту на 0,001% вимагає від вас стільки ж зусиль, скільки було витрачено на його створення.

Оригінал англійською мовою читайте тут: „6 Rules to Work Less and Get More Accomplished”